Domiciliez votre siège social au Coeur d'affaires
CONDITIONS GENERALES DE VENTES RELATIVES A LA DOMICILIATION
PREAMBULE
LE CŒUR D’AFFAIRES – L’AMBASSADE
La société DARA est propriétaire d'un immeuble à usage de bureaux, sis
20 Place du Général de Gaulle, 97460 SAINT-PAUL
immeuble qu'elle exploite en vue de la prestation de services communs aux entreprises. Elle a été autorisée à exercer son activité par un arrêté préfectoral portant le numéro :
1766-2018/SP SAINT-PAUL/BRPA du 18 septembre 2018
Le numéro d’agrément accordé est le n° 038-2018
LE CŒUR D’AFFAIRES – LE CLUB
La société VALORENS est locataire d'un immeuble à usage de bureaux, sis
14, Rue Pasteur, 97400 SAINT DENIS
immeuble qu'elle exploite en vue de la prestation de services communs aux entreprises. Elle a été autorisée à exercer son activité par un arrêté préfectoral portant le numéro :
2021-1800 /SP SAINT-PAUL/BRPA du 13 septembre 2021
Le numéro d’agrément accordé est le n° 057-2021
ARTICLE 1. DEFINITION DES PRESTATIONS DE SERVICES
Par la présente, le domiciliataire s’engage à fournir les prestations de services suivantes :
- 1.1. Une domiciliation postale permettant l’établissement du siège social ou de l’adresse commerciale du domicilié.
- 1.2. Réception, tri, numérisation et mise à disposition du courrier destiné au domicilié, chaque jour ouvré pendant les horaires définis par le domiciliataire.
- 1.3. La réexpédition du courrier aura lieu une fois tous les trois (3) mois à l’adresse du domicilié.
Chaque envoi/réexpédition se fait dans une limite de 100 grammes. Les frais éventuels de Poste relatifs aux courriers supplémentaires réexpédiés seront à la charge du domicilié, tel que les colis (frais d’affranchissement facturés au coût réel + 25% du montant des frais d’affranchissement). Pour la réexpédition du courrier à l’étranger des frais supplémentaires seront appliqués conformément aux tarifs postaux + 25% du montant des frais d’affranchissement en vigueur au moment de la réexpédition du courrier. Les tarifs de l’envoi de lettres à l’international sont différents selon que la destination appartient à l’Union Européenne ou autre destination étrangère. Pour rappel le tarif tient compte du poids du courrier. Les colis et plis spéciaux (DHL, CHRONOPOST, UPS, etc.) ne seront acceptés qu’après signature d’un pouvoir de réception, aux conditions indiquées sur ledit document. Les courriers recommandés seront réexpédiés en courrier simple. Le domicilié dégage le domiciliataire de toutes responsabilités quant à la transmission du courrier effectuée par la Poste ou par des entreprises assimilées ainsi que pour tout envoi mal libellé (adresse incomplète ou illisible, absence de cedex ou tout autre nom etc.) reçu à l’intention du domicilié.
A défaut de paiement d’une seule facture à son échéance, le domiciliataire se réserve le droit de suspendre l’intégralité des prestations de services. Le courrier pourra être refusé.
ARTICLE 2. OBLIGATIONS
A. Le domiciliataire
Pendant toute la durée du présent contrat, le domiciliaire s’engage à :
- Être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers et de l’artisanat, durant l’occupation des locaux ;
- Mettre à la disposition du domicilié, sur sa demande (en contactant nos services par mail accueil@valorens.re ou au 0262 43 19 76) et à titre onéreux (voir tarif via le site coeurdaffaires.re), des locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements (Décret N° 85. 1280. du 5 décembre 1985, Article 2.6 ;1 modifié par Décret 20076750 du 9 mai 2007).
- Détenir pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives, s’agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal. Ce dossier contient également les justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliés et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
En cas de manquement à cette disposition, le domiciliataire se réserve le droit de suspendre le contrat ou de résilier à tout moment le présent concernant, par lettre recommandée, purement et simplement, sans préavis ni indemnité. - Informer le greffier du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée dans ses locaux n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, il en informe également le greffier du tribunal ou la chambre des métiers et de l’artisanat.
- Communiquer aux huissiers de justice, munis d’un titre exécutoire, les renseignements propres à joindre l’entreprise domiciliée.
- Fournir chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste de personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
B. Le domicilié
Pendant toute la durée du présent contrat, le domicilié s’engage à :
- Utiliser effectivement et exclusivement ladite domiciliation comme adresse du siège social de son entreprise.
- Informer le domiciliataire, sans délai, de toute modification concernant son activité.
- Déclarer, s’agissant d’une personne physique, tout changement de son domicile personnel ou, s’agissant d’une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel.
- Donner mandat exprès au domiciliaire, qui l’accepte, de recevoir en son nom ou au nom de son entreprise toute notification.
- Donner mandat exprès au domiciliataire, qui l’accepte, d’ouvrir tout courrier et correspondance de toute nature émanant de tout organisme, administration ou société en son nom ou au nom de son entreprise pour la réalisation dans les conditions de déroulement normal de la numérisation du courrier.
- Justifier de son inscription au Registre du Commerce ou des Métiers ou toutes autres administrations compétentes dans les trois mois qui suivent la date d’engagement de la domiciliation, faute de quoi le domiciliataire se réserve le droit de commander les documents justificatifs au frais du Domicilié, au coût de 15€ HT pour le K-bis et de 20€ HT pour les statuts.
- Déclare de manière expresse et sur l’honneur, certifier l’exactitude des renseignements fournis à l’appui de la signature du contrat avec le domiciliataire, certifier de ne pas être en situation de liquidation de biens, redressement judiciaire en ce qui concerne l’entreprise ou les entreprises qu’il dirige, que ces établissements soient l’objet ou non dudit contrat, certifier de ne pas être à titre personnel frappé de faillite personnelle ou d’interdiction de gérer, atteste l’exactitude de tous les renseignements fournis au domiciliataire tant en ce qui concerne son état civil que l’entreprise représentée.
ARTICLE 3. TARIFS H.T ET CONDITIONS
Le présent contrat est consenti et accepté moyennant une redevance mensuelle de 40 euros H.T, payable d'avance, par prélèvement bancaire au travers d’un mandat SEPA.
Ce tarif comprend les frais relatifs à la réexpédition des courriers tous les trois (3) mois dans la limite des 100 grammes, et ce conformément à l’Article 1.3.
Tous contrat signé avant le 15 du mois sera facturé pour le mois entier. Tout mois civil commencé sera dû.
ARTICLE 4. DUREE
Le présent contrat est consenti pour une durée de trois (3) mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation. Le contrat peut être dénoncé par l’une des parties avec notification à l’autre par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis d'un mois. Compte tenu des obligations de communication auprès du Greffe du Tribunal, à l’expiration du contrat de domiciliation ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci mais également dès lors que le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis plus de trois (3) mois, la résiliation du contrat entraînera des frais de résiliation d’un montant de 150 € H.T.
ARTICLE 5. MY DOCS
Un module web qui se synchronise avec nos données sera mis à votre disposition. Grâce à ce système, la numérisation du courrier sera facilitée.
My Docs est un procédé 100% numérique offrant de nombreuses fonctionnalités et avantages.
L’accès à votre dossier « Domiciliation » se fait :
Par le biais d’un portail sécurisé, accessible depuis votre téléphone, ordinateur, tablette. Toute la numérisation de vos courrier accessible 24H/24 et 7j/7. L’accès est en mode sécurisé HTTPS et il est nécessaire de disposer d’un identifiant et d’un mot de passe.
Dans le cadre de la domiciliation, l’abonnement My Docs vous est offert.
ARTICLE 6. PROCURATION ET SERVICE COURRIER
3.1. Procuration
Le domicilié donne procuration postale au domiciliataire afin de pouvoir réceptionner en son nom ou au nom de son entreprise le courrier ainsi que toute notification ou signification le concernant. Le domicilié devra se soumettre à la règlementation de la Poste en délivrant une procuration officielle auprès des services concernés. Dans un souci d’organisation, le domiciliataire se chargera des démarches administratives liée à la procuration officielle auprès de la Poste. La fourniture d’un Kbis est impérative afin que la procuration postale puisse être enregistrée auprès des services postaux.
3.2. Réception des courriers et des colis
Le domiciliataire réceptionne le courrier libellé au nom du domicilié ou au nom de son entreprise qu’il s’agisse de courrier simple, recommandé de toute notification et signification ou de colis. Seul le courrier libellé au nom du domicilié peut-être réceptionné.
Il est expressément convenu que le domiciliataire n’est pas habilité à recevoir les actes délivrés par huissiers de justice et transmettra au domicilié l’avis de passage et la lettre prévus respectivement aux articles 655 et 658 du Code de procédure civile.
Le domiciliataire se réserve le droit de refuser tous courriers, actes ou colis qu’il jugerait contraire à ses intérêts matériels ou moraux. Les colis ne seront acceptés que dans la mesure où leur réception n’engendre pas une perturbation des bonnes conditions d’exercice du domiciliataire et où ils sont retirés dans un délai de cinq (5) jours. Au-delà, des frais de garde seront facturés au domicilié au tarif en vigueur.
Il est entendu par colis, ceux de petite taille entrant dans les standards des boîtes aux lettres normalisées selon les directives des services postaux.
Seules les consignes faisant l’objet d’une transmission écrite du domicilié suffisamment à l’avance pourront être prises en compte.
ARTICLE 7. OBLIGATIONS DE CONFIDENTIALITE
Le domiciliataire réceptionne, ouvre, scanne, réexpédie votre courrier postal par application de l’Article 226-15 du Code Pénal. Ainsi dépositaire du secret de votre correspondance, le domiciliataire s’engage à mettre tout en œuvre pour vous garantir la confidentialité absolue de vos courriers, une sécurité maximale de vos connexions à l’application MyDocs et le secret de vos coordonnées personnelles et postales (nom, état civile, domicile, adresse de réexpédition, etc.) à l’exception des obligations légales auxquelles le domiciliataire est soumis (notamment déclaration TRACFIN, DDCSPP, réquisition de la Police Nationale ou de la Gendarmerie, sans que cette liste soit exhaustive).
Le domiciliaire forme ses équipes à la gestion précise, méthodique et professionnelle du courrier et de sa réexpédition. Chaque membre de l’équipe a signé une clause de confidentialité en vertu de laquelle il s’engage à ne divulguer aucune information concernant les activités de la société et les données clients dont il pourrait avoir connaissance dans l’accomplissement de ses fonctions et qui serait de nature à porter préjudice à l’entreprise et/ou aux clients. Cette obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée du contrat de travail et se prolonge après la rupture de celui-ci pour quelque motif que ce soit.
ARTICLE 8. RESPONSABILITE
Le domicilié décharge le domiciliataire de toute responsabilité quant à la retransmission du courrier, celle-ci étant effectué par la Poste. Le domicilié s’engage de manière irrévocable à ne jamais se retourner en responsabilité tant civile que pénale contre le domiciliataire au titre de faits relatifs à cette réexpédition. Toute modification ou ordre du domicilié devra être transmis au domiciliataire par écrit. En cas de contestation, liées aux présentes, seul le Tribunal de Commerce concerné sera compétent.
Le Domicilié prend acte que l’accord de domiciliation passé ne confère en aucun cas de figure propriété commerciale, droit au bail ou tout autre droit.
Le Domicilié ne pourra exercer aucun recours contre la société domiciliataire en cas de dommages ou disparition de documents ou de biens propres qui pourraient intervenir dans les bureaux ou les parties communes auxquels il pourrait avoir accès.
ARTICLE 9. FACTURATION
9.1 Cycle de facturation
Les frais de domiciliation ainsi que les frais éventuels liés à votre utilisation du service, tels que les taxes et éventuels frais d’affranchissement seront facturés chaque début de mois.
9.2 Mode de paiement
Compte tenu d’une gestion informatisée des règlements avec notre banque et pour la simplification de la gestion administrative du traitement de la facturation pour le domicilié et le domiciliataire, les règlements sont effectués par prélèvement entre le 1 et le 10 de chaque mois. Les modifications éventuelles seront arrêtées d’un commun accord avec le pôle administratif.
9.3 Pénalités de retard
En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant de la date d’échéance de facture sur la base d’un taux d’intérêt égal à trois fois le taux d’intérêt légal. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire. A compter du 1er janvier 2013, tout professionnel en situation de retard de paiement devient de plein droit débiteur, à l'égard de son créancier, outre des pénalités de retard, déjà prévues par la loi, d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (Décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012). Les frais de rejet (prélèvement ou chèque) seront refacturés au client pour tout impayé.
9.4 Annulation de la création de société
Toute annulation réalisée postérieurement à la rédaction des statuts dès le stade projet conduira à une facturation de 250 €. Ce montant correspond aux avances réalisées pour les frais de débours.
ARTICLE 10. RGPD (REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES)
Le domiciliataire est qualifié de responsable conjoint de traitement.
Le domiciliataire et le domicilié s’engagent à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés.
Le domiciliataire s’engage à communiquer au domicilié la survenance de toute faille de sécurité entraînant des conséquences directes ou indirectes sur le traitement, ainsi que toute plainte qui lui serait adressée par tout individu concerné par le traitement réalisé au titre du Contrat. Cette communication devra être effectuée dans les plus brefs délais et au maximum quarante-huit heures après la découverte de la faille de sécurité ou suivant réception d’une plainte. Le domicilié se chargera de la notification éventuelle à l’autorité de contrôle et à la personne concernée. Pour l’exécution du service de numérisation objet du présent contrat, les moyens suivants sont mis en place par le domiciliataire et le domicilié :
Le domicilié met à la disposition du client, notre application de gestion des courriers appelé My Docs.
Le domicilié met les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès à cette plateforme. Aussi, ses outils informatiques et numériques (ordinateur, téléphone portable, tablette) disposant de l’application My Docs doivent être verrouillés obligatoirement par un identifiant.
Le domiciliataire fera appel à des sous-traitants pour réaliser les archivages des données. Les conditions d’intervention de ce sous-sous-traitant sont les suivantes : maintenance, assistance informatique, sauvegarde des données collectées. Le sous-traitant s’est engagé à respecter les obligations mises à sa charge par la règlementation en matière de protection des données personnelles.
Les données sont susceptibles d'être conservées pour une durée déterminée en fonction de la législation relative aux obligations d’archivages y compris après la fin du contrat.
ARTICLE 11. RESILIATION
Le présent contrat pourra être dénoncé par l’une des parties avec notification à l’autre par lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un préavis d'un mois.
C. Par le domiciliataire
Le domiciliataire se réserve le droit de résilier à tout moment le présent contrat, par lettre recommandée, purement et simplement, sans indemnité et en respectant le préavis d'un mois.
Par la suite de non-paiement le domiciliataire pourra procéder à la résiliation immédiate du contrat de domiciliation.
Tout règlement d’abonnement et/ou de prestations non effectué après 3 tentatives de prélèvement entraînera la suspension de la totalité des services, ainsi que le paiement des frais de rejet de prélèvement correspondant à 15 € HT par rejet de prélèvement, et ce jusqu’au paiement des factures impayées.
En cas de résiliation, le courrier sera refusé avec l’annotation « N’habite pas à l’adresse indiquée » ; le fait sera également signalé au Greffe du Tribunal de Commerce ou à la Chambre des Métiers ou à toutes autres Administrations compétentes (Décret 2007-750 Article 2.6.1 du 9 mai 2007) afin de stopper une domiciliation qui deviendrait illégale. La liste des cas de résiliation n’est pas limitative. La société Domiciliataire se réserve le droit de dénoncer et résilier unilatéralement le présent contrat pour faute du Domicilié. La faute s’entend du manquement à une des obligations pesant sur le Domicilié et prévue par le présent contrat ou la réglementation applicable.
D. Par le domicilié
La demande de résiliation devra se faire impérativement par écrit. La résiliation donnera lieu à un préavis d’un mois, dont le point de départ est la fin de la dernière période facturée.
Le domicilié devra obligatoirement joindre à sa lettre recommandée un justificatif délivré par le Tribunal de Commerce ou par le Répertoire des Métiers (ou par la Préfecture pour les Associations) soit pour la radiation ou le transfert du siège social, soit la non immatriculation de l’entreprise (pour les Autos entrepreneurs le récépissé de radiation auprès du CFE), faute de quoi le domiciliataire sera amenée à facturer les prestations de service de domiciliation tant que le transfert ou la radiation ne seront pas effectifs et validés par le Registre du Commerce ou à la Chambre des métiers ou la Préfecture. Afin de sauvegarder ses intérêts, le Domiciliataire se réserve le droit d’intervenir auprès des différents services compétents en vue de signaler la fin du contrat.
Lorsque le domicilié résilie son contrat avant la fin de sa durée d’engagement il sera redevable des mois d’abonnement restant à courir jusqu'à à la fin de cette période.
ARTICLE 12. LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT
Le domicilié reconnait être informé que, dans le cadre du Contrat de domiciliation, le domiciliataire est assujetti aux obligations de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme en application de l’article L.561-2 du Code monétaire et financier et L.123-11-5 du Code de commerce.
En application de ces derniers, le domicilié s’oblige à fournir au domiciliataire, préalablement au commencement du contrat de domiciliation, les informations et documents d’identification requis. Le contrat est conclu sous conditions suspensive de l’obtention de ces informations et documents. Le contrat ne pourra donc pas être mis en œuvre avant leur obtention :
- Si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;
- Si le client est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social (si la société est créée) et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie, un justificatif de domicile de moins de trois (3) mois.
Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.
ARTICLE 13. FORCE MAJEURE
La responsabilité du domiciliataire ne pourra être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes Conditions Générales découle d’un cas de force majeure. A ce titre, la force majeure s’entend de tout évènement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du Code civil.